Το paperless office παραμένει μια... ουτοπία παρά τις δυνατότητες που δίνει η ηλεκτρονική τεχνολογία
Το όραμα του paperless office παραμένει μια ουτοπία και αυτό δεν ισχύει μόνον για τις μη προηγμένες αλλά και για τις προηγμένες οικονομικά και τεχνολογικά χώρες. Όπως έδειξε διεθνής έρευνα που πραγματοποίησε o οργανισμός ΑΙΙΜ (The Global Community of Information Professionals), το χαρτί εξακολουθεί να πνίγει τα γραφεία των επιχειρήσεων και των δημόσιων φορέων, παγκοσμίως.
Σύμφωνα με τα στοιχεία της έρευνας, που ολοκληρώθηκε το Δεκέμβριο του 2015 και η οποία έχει γνωςτοποιηθεί και στις εταιρείες του κλάδου στη χώρα μας, μόνο το 17% επιχειρήσεων και δημόσιων φορέων εργάζεται σε περιβάλλον paperless office, ενώ υπάρχει και ένα 20% που παρατηρεί ότι η χρήση χαρτιού αυξάνεται. Τα πράγματα είναι καλύτερα στα παραστατικά, όπου το 40% αποστέλλεται πλέον ηλεκτρονικά.
Σημειώνεται δε ότι το 59% πέτυχε επιστροφή της επένδυσης σε λιγότερο από 12 μήνες, με εφαρμογή λύσεων paperless office.
Με δεδομένα αυτά τα στοιχεία, η επόμενη ερώτηση της έρευνας είναι, γιατί δεν υιοθετείται περαιτέρω αυτή η λύση. Στην ερώτηση, λοιπόν, «γιατί πιστεύετε ότι υπάρχει ακόμα τόσο πολύ χαρτί στις επιχειρησιακές σας διαδικασίες;», στις πρώτες δύο απαντήσεις φαίνεται οι διευθύνοντες και οι υπάλληλοι να "αλληλοκατηγορούνται", καθώς απαντούν («φταίει η διοίκηση που δεν το αποφασίζει» ή «φταίνε οι εργαζόμενοι που προτιμούν ακόμα το χαρτί»). Η τρίτη απάντηση, όμως, δίνει έναν ακόμη λόγο: «Υπάρχει έλλειμα γνώσης όσον αφορά του τι μας προσφέρει το paperless».
Τα οφέλη
Όπως αναφέρουν, στη συνέχεια, οι συμμετέχοντες στην έρευνα, με βάση πάντα την προσωπική τους εμπειρία, τα οφέλη είναι:
- Γρηγορότερη απόκριση σε αιτήματα πελατών, αλλά και συνεργατών
- Αύξηση παραγωγικότητας
- Ευκολότερη παρακολούθηση καταστάσεων και κατανομής φόρτου εργασίας
- Λιγότερα λάθη.
Γενικά, όπως αναφέρει ο ΑΙΙΜ, αρκετή συζήτηση γίνεται τελευταία για το paperless office και για το πόσο είναι εφικτό να εφαρμοστεί. Tί είναι, όμως, η έννοια του Paperless Office. Όπως καταλαβαίνουμε και από την κυριολεκτική ερμηνεία του όρου, πρόκειται για κάτι που δεν περιέχει χαρτί. Για έναν υπάλληλο, για παράδειγμα, που δεν πηγαίνει στο γραφείο του διευθυντή του, για να του δώσει κάποιο έγγραφο, αλλά του το στέλνει με mail. Για τη γραμματέα, που θα πάρει έγκριση, μέσω ψηφιακής υπογραφής σε ένα αρχείο pdf και όχι με τον παραδοσιακό τρόπο.
Είναι, όμως, και πολλά περισσότερα απ' αυτό: Είναι μια συνεχής διαδικασία, η οποία σταδιακά μειώνει αποτελεσματικά τους όγκους χαρτιού που συσσωρεύονται στα γραφεία των εργαζομένων, έχοντας βέβαια τα αντίστοιχα οικονομικά, αλλά και περιβαλλοντικά οφέλη. Θεωρείται ένα «πράσινο κίνημα» που μεταμορφώνει την εταιρεία ή το δημόσιο φορέα που το ακολουθεί και αποτελεί καίριο πλήγμα στη γραφειοκρατία.
